Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (qui di seguito General Data Protection Regulation, per brevità “G.D.P.R.”), del Codice Privacy (D.Lgs. n. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018) e delle disposizioni nazionali di tempo in tempo applicabili, ASPEN INSTITUTE ITALIA, in qualità di titolare del trattamento, La informa che i dati personali da Lei forniti, come elencati al sottostante punto b), saranno trattati in conformità alla presente informativa sul trattamento dei dati personali:
a) Titolare del Trattamento
ASPEN INSTITUTE ITALIA (P.IVA 01581941000 – C.F. 06617300584 – Tel. 06.4546891 – Fax 06.6796377 – e-mail: info@aspeninstitute.it), con sede legale in Roma (00186), Piazza Navona n. 114, in persona del legale rappresentante pro tempore (qui di seguito “Titolare del Trattamento” o “Titolare” o “ASPEN”), è titolare del trattamento dei dati personali che La riguardano e che con il consenso manifestato, anche in relazione al contenuto della “liberatoria all’utilizzo ed alla pubblicazione di immagini e/o video” (qui di seguito “Liberatoria”), al fine della partecipazione all’evento organizzato dal Titolare del Trattamento, Lei (qui di seguito “Interessato”) ha fornito.
b) Categorie di Dati Personali trattati
Le categorie di Dati Personali dell’Interessato che verranno trattati dal Titolare del Trattamento sono:
1) Dati comuni del partecipante all’evento:
– nome e cognome;
– immagine: foto e video;
– indirizzo di residenza e/o domicilio;
– indirizzo e-mail e numero di telefono;
– istruzione e cultura;
– lavoro;
– codice fiscale;
– dati bancari.
2) Categorie particolari di Dati Personali dell’Interessato (ex art. 9 G.D.P.R.) eventualmente trattati:
– dati idonei a rivelare l’origine razziale o etnica;
– dati idonei a rivelare le opinioni politiche;
– dati idonei a rivelare le convinzioni religiose o filosofiche;
– dati idonei a rivelare l’appartenenza sindacale;
– dati sullo stato di salute idonei a rivelare caratteristiche o idoneità psico-fisiche, idoneità/inidoneità al lavoro ovvero a rivelare l’orientamento sessuale,.
c) Finalità del Trattamento
I Dati Personali dell’Interessato sono raccolti, trattati e conservati dal Titolare del Trattamento per le seguenti finalità:
1) consentire la partecipazione dell’Interessato all’evento organizzato, anche con modalità telematiche, da ASPEN;
2) consentire la pubblicazione e la diffusione dell’evento, sotto forma di video o per immagini, tramite i vari canali a disposizione di ASPEN;
3) altre finalità connesse e/o strumentali alle finalità di cui sopra e connesse allo svolgimento delle attività del Titolare del Trattamento e compatibili con le finalità per le quali i Dati Personali sono stati inizialmente raccolti, o, comunque, relative al perseguimento di un legittimo interesse del Titolare del Trattamento, tra cui quello di promuovere eventi futuri (congressi, convegni, seminari, incontri formativi e simili) nell’ambito delle proprie finalità istituzionali.
d) Base Giuridica del Trattamento
La base giuridica del trattamento dei Dati Personali dell’Interessato di cui alla lett. c), nn. 1) e 2), ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera a), del G.D.P.R., è costituita dal consenso dell’Interessato. La base giuridica del trattamento dei Dati Personali dell’Interessato di cui alla lett. c), n. 3) è costituita dalla necessità di trattamento prevista dall’art. 6, comma 1, lettera f), del G.D.P.R.
Il conferimento dei Dati Personali da parte dell’Interessato al Titolare del Trattamento per le finalità di cui alla lettera c) è facoltativo e subordinato al consenso esplicito dell’Interessato, pur tuttavia l’eventuale rifiuto di prestare il consenso alle finalità di cui ai nn. 1) e 2) della lett. c) comporta l’impossibilità per ASPEN di consentire la partecipazione dell’Interessato all’evento.
La presa visione della presente informativa viene garantita dalla necessaria attivazione del relativo link nel reply form, mentre i consensi dell’Interessato al trattamento dei Dati Personali vengono raccolti, sempre con modalità informatica, mediante flag della relativa casella del reply form.
e) Modalità del Trattamento
I Dati Personali dell’Interessato sono raccolti e trattati dal Titolare del Trattamento in conformità alle disposizioni del G.D.P.R. e della normativa nazionale applicabile per l’esecuzione del rapporto tra il Titolare del Trattamento e l’Interessato, in modo da garantirne un’adeguata sicurezza e riservatezza, anche per impedire l’accesso o l’utilizzo non autorizzato dei Dati Personali e delle attrezzature impiegate per il trattamento.
f) Comunicazione dei Dati Personali
I Dati Personali dell’Interessato così raccolti potranno essere comunicati dal Titolare del Trattamento ai seguenti soggetti (di seguito “Destinatari”):
– Pubbliche Amministrazioni ed Enti locali, allo scopo di eseguire obblighi di legge, per esigenze relative all’esecuzione dell’attività oggetto della Liberatoria e/o per esigenze di tipo operativo e gestionale connesse e/o strumentali alla piena attuazione del rapporto con il Titolare del Trattamento;
– Enti, Istituzioni, Società, liberi professionisti con i quali il Titolare del Trattamento si rapporta per l’esecuzione e la gestione dei rapporti con l’Interessato ed, in generale, per l’adempimento delle proprie finalità istituzionali e statutarie;
– Amministrazione Finanziaria, Autorità Giudiziaria nonché tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione dei Dati Personali dell’Interessato sia obbligatoria per legge, regolamento e/o normativa comunitaria;
– Studi legali o ordini di appartenenza per fini difensivi;
– Persone fisiche o giuridiche che, anche in forza di contratto con il Titolare del Trattamento, forniscono specifici servizi elaborativi o svolgono attività connesse, strumentali o di supporto a quelle del Titolare del Trattamento, compresi soggetti che contribuiscono e collaborano all’organizzazione logistica dell’evento.
g) Soggetti autorizzati e Responsabili del Trattamento
I Dati Personali dell’Interessato potranno essere resi accessibili per le finalità indicate alla lettera c) a dipendenti e/o collaboratori del Titolare del Trattamento, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema, nonché a soggetti terzi (provider per la gestione e manutenzione dei siti web, fornitori, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare del Trattamento, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del Trattamento è ottenibile, a mera richiesta scritta, presso ASPEN INSTITUTE ITALIA, (00186) Roma, Piazza Navona n. 114, inviando una e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@aspeninstitute.it
h) Trasferimento di Dati Personali all’estero
I Dati Personali dell’Interessato potranno, altresì, essere trasferiti dal Titolare del Trattamento verso Paesi terzi. Il trasferimento non necessita di autorizzazioni specifiche nel caso in cui tale Paese terzo garantisca un livello di protezione adeguato in quanto avviene in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 del G.D.P.R..
In mancanza di una decisione ai sensi dell’art. 45 del G.D.P.R., il Titolare del Trattamento potrà trasferire i Dati Personali dell’Interessato verso un Paese terzo solo se sussistono le garanzie e le condizioni di cui all’art. 49 del G.D.P.R..
La gestione e la conservazione dei Dati Personali dell’Interessato avverrà su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare del Trattamento e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del Trattamento. Attualmente i server sono situati in Italia. Resta in ogni caso inteso che il Titolare del Trattamento, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server anche in Paesi extra-UE, assicurando in tal caso, sin d’ora, che tale trasferimento avvenga in conformità alle disposizioni di legge applicabili e/o stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
i) Periodo di conservazione dei Dati Personali
I Dati Personali dell’Interessato così raccolti saranno conservati dal Titolare del Trattamento per il tempo strettamente necessario per adempiere alle singole finalità descritte alla lettera c), nonché al fine di esercitare o difendere in giudizio i propri diritti. Decorso tale termine di conservazione, i Dati Personali dell’Interessato saranno distrutti o resi anonimi. I Dati Personali dell’Interessato conservati dal Titolare del Trattamento per fini statistici, in conformità all’art. 89, par. 1, del G.D.P.R. saranno oggetto di pseudonimizzazione, purché la finalità statistica possa essere conseguita in tal modo.
j) Diritti dell’Interessato
L’Interessato ha diritto di chiedere al Titolare del Trattamento l’accesso ai propri Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento dei Dati Personali che lo riguardano, di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati.
L’Interessato ha il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento senza pregiudizio alla liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, fatta eccezione per il trattamento dei dati connesso alla Liberatoria e alle relative finalità difensive.
L’Interessato ha il diritto di proporre reclamo alla seguente Autorità di Controllo: Garante per la Protezione dei Dati Personali (http://www.garanteprivacy.it).
Ai sensi dell’art. 21 del G.D.P.R. il Titolare del Trattamento informa, altresì, l’Interessato che è suo diritto opporsi in qualsiasi momento:
– per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati Personali che lo riguardano ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni;
– al trattamento dei Dati Personali che lo riguardano effettuato per finalità di marketing, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto;
– per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati Personali che lo riguardano per fini statistici.
Ai sensi dell’art. 34 del G.D.P.R. l’Interessato ha il diritto di essere informato, senza giustificato ritardo, dal Titolare del Trattamento nel caso in cui si verifichi una violazione dei propri Dati Personali e tale violazione sia suscettibile di presentare un rischio elevato ai propri diritti e libertà, salvo che sussista una delle condizioni previste al comma 3 dell’art. 34 citato.
I diritti sopra esposti potranno essere esercitati dall’Interessato scrivendo a mezzo posta a: ASPEN INSTITUTE ITALIA, (00186) Roma, Piazza Navona n. 114 o inviando una e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@aspeninstitute.it.