In ottemperanza a quanto stabilito dal D.Lgs. 24/2023 (“Decreto”) l’Aspen Institute Italia (“Istituto”) ha istituito canali interni di segnalazione delle possibili violazioni commesse nel proprio ambito di attività. Le eventuali segnalazioni di comportamenti non conformi, da parte di dipendenti o di terzi, consentono all’Istituto di individuare possibili irregolarità e adottare tempestivamente le più opportune misure correttive.
L’Istituto, la cui attività è improntata al rispetto della legalità e all’etica, ha da tempo adottato un Modello di Organizzazione ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e ha nominato il relativo Organismo di Vigilanza. L’Organismo di Vigilanza è stato individuato anche quale destinatario delle segnalazioni (“Gestore delle segnalazioni”) ai sensi del Decreto. Le segnalazioni possono avere ad oggetto esclusivamente comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello 231 adottato (principi, protocolli, procedure, ecc.) o tali da poter integrare le fattispecie di reato di cui al D.Lgs. 231/2001 (elencate nel Modello 231).
All’Organismo di Vigilanza è assegnato il compito di compiere un’istruttoria in merito alle segnalazioni e, laddove le ritenga fondate, ne trasferisce il contenuto alle competenti funzioni dell’Istituto, affinché assumano le decisioni di loro competenza. Non verranno analizzate e di conseguenza verranno archiviate le segnalazioni aventi ad oggetto contestazioni e richieste legate a interessi di carattere personale, così come quelle non provenienti dai soggetti ammessi a inviarle (come di seguito elencati), nonché quelle palesemente infondate o non sufficientemente circostanziate (che non consentono, cioè, di individuare i soggetti coinvolti e le circostanze di tempo e di luogo dei fatti riferiti). Il segnalante può fornire eventuale documentazione a supporto di quanto indicato nella segnalazione.
Possono inviare una segnalazione i seguenti soggetti persone fisiche: dipendenti, ex dipendenti, candidati a posizioni lavorative; dipendenti di partner, clienti o fornitori; consulenti, professionisti, collaboratori; volontari e tirocinanti.
La segnalazione può avvenire attraverso la piattaforma whistleblowing, che garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. Al termine dell’inserimento, la piattaforma fornisce un Nome utente e una Password, con cui si può nuovamente accedere, al fine di verificare lo stato dell’istruttoria, ovvero inviare al e ricevere comunicazioni dal Gestore delle segnalazioni (anche mantenendo l’iniziale anonimato).
Al segnalante verrà inviato, tramite la piattaforma ed entro 7 giorni dalla ricezione, un avviso di ricevimento della segnalazione ed entro 3 mesi da tale avviso un riscontro sul seguito che è stato dato o che è previsto verrà dato alla segnalazione stessa.
Scrivendo all’Organismo di Vigilanza dell’Istituto (odv@aspeninstitute.it), si potrà anche concordare un incontro di persona per effettuare una segnalazione in forma orale, che verrà debitamente verbalizzata, con le medesime garanzie di riservatezza previste dal Decreto.
La riservatezza è assicurata al segnalante, alle persone coinvolte, al contenuto della segnalazione e all’eventuale documentazione fornita a supporto. Il Decreto tutela i segnalanti, ma anche i facilitatori della segnalazione e i colleghi di lavoro del segnalante, da atti discriminatori o ritorsivi, personali o professionali, adottati a causa di una segnalazione inviata, che costituiscono grave illecito disciplinare e che verranno prontamente contestati dall’Istituto. Al contempo, sono soggetti a sanzioni disciplinari ed eventualmente anche amministrative da parte di ANAC, coloro che con dolo o colpa grave inviano segnalazioni che si rivelano successivamente come infondate.
Ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, come chiarito nella relativa Informativa privacy.
Maggiori dettagli in merito a presupposti e modalità di segnalazione, nonché tutele per il segnalante e gli altri soggetti considerati dal Decreto, si possono trovare consultando la Procedura Whistleblowing.